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Le Blog du cabinet Gain de Causes

#3 - L'agenda associatif, un outil clé au service des dirigeants

Il n’est pas rare que des associations constatent en fin d’année que le nombre de conseils d’administration tenu est en dessous de ce qui avait été prévu initialement. En cause essentiellement, la difficulté à trouver une date qui convienne à tous les membres, la pratique étant souvent de caler la date du prochain conseil d’administration en fin de séance.

 

D’autres associations constatent qu’elles ont dû programmer des conseils d’administration complémentaires pour faire face au grand nombre de points à traiter par cette instance à certaines périodes de l’année.

 

Les associations qui ne sont confrontées à aucune de ces problématiques ont une grande maîtrise de leur agenda associatif.

 

Qu’est-ce qu’un agenda associatif maîtrisé ?

 

  • Toutes les dates de conseils d’administration sont fixées à l’avance pour une année civile. Ces dates sont fixées en tenant compte le plus possible des impératifs des membres (les jours de semaine impossibles pour certains ou à privilégier pour d’autres), des vacances scolaires toutes zones confondues, des journées nationales ou mondiales en lien avec le secteur d’intervention de l’association (ex : fixer un CA à la date de la journée mondiale du diabète pour une association dont c’est la mission, n’est pas forcément une bonne idée), des événements récurrents de l’association…
  • L’agenda N+1 est discuté au dernier conseil d’administration de l’année. Les dates des réunions de bureaux sont fixées en partant de ce calendrier. Une fois validé, l‘agenda associatif est diffusé à l’ensemble des parties prenantes (bénévoles et salariés) de l’association qui auront à soumettre des décisions ou des points d’ordre du jour. Il est également affiché dans les locaux de l’association.
  • Des règles sont établies pour la construction de l’ordre du jour : des dates limites sont fixées pour la soumission des points d’ordre du jour et des documents à joindre à l’ordre du jour. Des ordres du jour prévisionnels sont établis pour bien répartir sur toute l’année l’ensemble des décisions statutaires (ex : l’arrêté des comptes, le rapport d’activité, et le programme d’activité sont souvent traités lors du même CA, alors que le programme d’activité peut être traité en amont…). Il en est de même pour les autres points annuels. Par exemple : la validation des barèmes de frais des bénévoles peut être traité à n’importe quel moment, alors que c’est souvent traité en décembre, lors de CA particulièrement chargés. Pour fixer cet ordre du jour prévisionnel, il est conseillé de reprendre les ordres de jours des CA des trois dernières années. Les règles de soumission de points d’ordre du jour et l'ordre du jour prévisionnel sont diffusés en annexe de l'agenda associatif.
  • L'agenda associatif ne se résume pas aux dates des CA et bureaux. Les associations qui disposent d’instances consultatives et/ou prospectives fixent également à l’avance les dates de réunion en accord avec les membres. Cela favorise une bonne implication des bénévoles dans ces instances, et permet une plus grande fluidité dans les interactions entre le CA et ces instances. Enfin, certaines associations ajoutent le calendrier électoral détaillé.

 

Ces bonnes pratiques peuvent être facilement mises en place. Non seulement cela permet de garantir un bon taux de présence aux instances, mais cela apporte également beaucoup de fluidité dans le processus de décisions. 

 

Alors à vos agendas !

 

Fabienne Duboscq, fondatrice de Gain de Causes